Öğrenci Öğrenim Hareketliliği

                       ERASMUS+  ÖĞRENCİ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ

                                                               GİDEN ÖĞRENCİ

                      TESLİM EDİLMESİ GEREKEN BELGELER / İŞLEMLER

 

A) HAREKETLİLİK ÖNCESİ

Başvuru belgeleri ve gitmeye hak kazandıktan sonra istenen belgeler/işlemler aşağıda verilmiştir.

1- Başvuru Dilekçesi

2- Başvuru Formu /Application Form

Kabul Mektubu almak üzere misafir olunacak üniversiteye gönderilen başvuru formunun bir kopyasıdır. Başvuru formuna güncel TRANSCRIPT ve LANGUAGE PROFICIENCY TEST SCORE de eklenmelidir. Öğrenci gitmeye hak kazandığı takdirde gidilecek üniversiteye ofis tarafından gönderilecektir.

2- Kabul Mektubu / Acceptance Letter (KGTÜ’ne karşı üniversiteden gönderilecek)

Alınan kabul mektubunun imzalı/mühürlü olması ve öğrencinin ismiyle birlikte hareketlilik sürecinin başlangıç/bitiş tarihlerini içeriyor olması gerekmektedir. Ofisimizdeki işlemler açısından belge fotokopi veya internet çıktısı olabilir. Fakat konsoloslukların genellikle vize için ıslak imzalı kabul mektubu talep ettiği göz önünde bulundurulmalıdır.

3- Öğrenim Anlaşması / Learning Agreement

Learning Agreement, öğrencinin gideceği üniversitede öğrenim göreceği sürede alacağı derslerin isim, kod ve ECTS kredilerinin yazılı olduğu belgedir. İki üniversitenin bölüm ve kurum koordinatörleri tarafından imzalanır. Öğrenci ders seçimini kendi bölüm koordinatörü ve gideceği bölümün koordinatörüyle irtibat kurarak yapar. Bir dönem için alınan derslerin kredilerinin 30 ECTS’nin altında veya üstünde olmaması gerekir.

Öğrenci yurt dışına çıkış yapmadan önce bu anlaşmanın her iki üniversitenin bölüm ve kurum koordinatörleri tarafından imzalanması gerekir. Belgeyi kurum koordinatörümüze (institutional coordinator) imzalatmak için ofisimize teslim ederken bölüm koordinatörünüz (departmental coordinator) tarafından imzalı olduğundan emin olunuz.

Ofisimiz öğrencinin zaman kaybını önlemek amacıyla imzalı anlaşmanın fotokopisini/çıktısını kabul edebilir; ıslak imza şartı aramayabilir. Ancak, öğrencinin gideceği üniversitenin ıslak imzalı orijinal belgeyi talep edebileceğini dikkate alarak anlaşmayı en az 2 nüsha olarak hazırlaması tavsiye edilir.

4- Akademik Eşdeğerlik Belgesi

Akademik Eşdeğerlik Belgesi, Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) ile birlikte her dönem için ayrı ayrı 3’er adet hazırlanacaktır. Belgede alınacak derslerin ve üniversitemizdeki eşdeğer derslerin kredi karşılıklıların 1 dönem için 30 ECTS olmasına dikkat edilmelidir. Akademik Eşdeğerlik Belgesinin ilgili imzalar ve yönetim kurulu kararından sonra hareketliliğe başlamadan önce imza için ofisimize teslim edilmesi gerekmektedir.

5- Letter of Nomination (Vize işlemleri için)

Vize alımı için hazırlanması gereken belgedir. Konsolosluk tarafından talep edilmesi durumunda teslim edilir. Erasmus+ kapsamında seçildiğinizi ve aylık ne kadar burs alacağınızı gösterir. Belgeye faaliyet tarihlerinizi yazarken mutlaka örnekte olduğu gibi başladığı tarihte bitecek şekilde bir süre yazmanız gerekiyor. Ofisimize teslim edilmesine gerek yoktur.

Ofisimiz Erasmus+ öğrencilerimizin daha kolay ve sorunsuz vize alabilmeleri için İngilizce olarak bir vize yazısı düzenlemektedir. Bu yazı öğrencinin gideceği okulda öğrenim göreceği zaman aralığını ve -alacaksa- aylık hibe miktarını içermektedir. Yazının düzenlenebilmesi için öğrencinin kabul mektubu almış olması gerekmektedir.

*İngilizce vize yazısı için tıklayınız.

Vize yazısının yanı sıra talep edildiği takdirde öğrencinin girdiği Erasmus dil sınavından aldığı notu belgeleyen bir yazı da düzenlenir.

*Almanca Erasmus+ Burs Belgesi (Almanya veya Avusturya Konsoloslukları tarafından talep edilmesi durumunda aşağıdaki örnekler üzerinden hazırlanır.)

Kız öğrenci için tıklayınız.

Erkek öğrenci için tıklayınız.

6- Harçsız Pasaport Yazısı (*Bu belge 25 yaşından büyük öğrenciler için gereklidir. 25 yaşından küçük öğrencilerin bu belgeye gerek kalmadan harçsız pasaport alma hakları vardır)

Öğrencinin pasaportu olmaması halinde kedisine ‘bir yıllık harçsız pasaport’ verilmesi için ilgili Emniyet Müdürlüğüne yazı yazılmaktadır. Yazı öğrenci tarafından teslim alındıktan sonra, pasaport randevusundan önce vergi dairesine onaylatmalıdır

7- Öğrenci Sözleşmesi (Hibeli/Hibesiz Tüm Öğrenciler İçin)

Erasmus+ öğrencisinin hak ve sorumluluklarını gösteren ayrıca ödeme ile banka detaylarının yer aldığı belgedir. Banka hesabı ile ilgili kısma herhangi bir Ziraat Bankası şubesinden açılmış olan Euro hesabının bilgileri girilmelidir. Ofisimize tek nüsha olarak teslim edilmesi gerekmektedir.

Erasmus+ ile gelen bir yenilik olarak, hibe almaya hak kazanan ve hibesiz giden tüm öğrencilerin vize aldıktan sonra sözleşme imzalamak üzere mutlaka şahsen ofisimize başvurmaları gerekmektedir.

8- Pasaportun kimlik ve vize sayfaları

9- Gidiş Uçak Bileti

10- Öğrenci Belgesi

11- Sağlık Sigortası yaptırılmış ve bilgileri hazır olmalı (öğrenci tarafından yaptırılacak)

12- Konaklama yeri ayarlanmış ve bilgileri hazır olmalı (öğrenci tarafından yaptırılacak)

 

B) HAREKETLİLİK ESNASINDA

1- Varış Konfirmasyon Formu / Arrival Form

Öğrenci misafir olacağı üniversiteye ulaşır ulaşmaz “Arrival” Formu doldurup oradaki ilgililere imzalattıktan sonra tarayıp e-posta ortamında ofisimize iletir.

2- Ders Değişikliği

Öğrenim Anlaşmasında bir değişiklik yapılması halinde, öğrenci eklediği/çıkardığı dersleri değişiklik sayfasına işletip gidilen üniversitenin koordinatörlerine imzalatıldıktan sonra KGTÜ’deki bölüm koordinatörüne e-posta ortamında iletir. Bölüm koordinatörü de imzaladıktan sonra ofisimize ulaştırır.

 

Öğrenci hareketlilikten döndükten sonra dersleri değiştiği için bölüm koordinatörü ile birlikte yeni bir eşdeğerlik sayfası hazırlayacaktır.

C) HAREKETLİLİK SONRASI

1- Katılım Sertifikası / Certificate of Attendance (KGTÜ öğrencisi karşı üniversiteden alacak)

Katılım belgesi öğrencinin öğrenimini tamamlayıp ülkesine dönmeden önce misafir olduğu kurumdan muhakkak alması gereken en önemli belgedir. Mutlaka imzalı ve mühürlü olmalı, öğrenim başlangıç ve bitiş tarihlerini içermelidir.

Yurtdışından dönmeden önce karşı üniversiteden talep edilmelidir. Belgenin ıslak imzalı orijinal kopyası ofisimize teslim edilmelidir. Belgenin üzerinde gün/ay/yıl formatında Erasmus+ faaliyetinizin başlangıç ve bitiş tarihleri yer almalıdır ve belge karşı kurumdan imzalı ve mühürlü olmalıdır. Yurtdışındaki üniversiteler genelde öğrencilere kendileri hazırlayıp kendi formatlarında katılım sertifikası vermektedirler ancak sizden örnek belge ya da format isterlerse ekteki belgeyi kullanabilirsiniz.

2- Transkript

Yurtdışından dönmeden önce karşı üniversiteden talep edilmelidir. Belgenin ıslak imzalı orijinal kopyası ofisimize teslim edilmelidir. Belgenin üzerinde yurtdışında aldığınız derslerin isimleri, ECTS kredileri ve notları yer almalıdır.

Kalınan Derslerin Teyiti Belgesi: Eğer yurtdışında eğitim alınan üniversite kalınan dersleri öğrenciye verdikleri not döküm belgesine işlemiyorsa, öğrencinin bu belgeye kaldığı dersleri yazarak yurtdışına dönmeden imzalatması ve ofisimize teslim etmesi zorunludur. Kalınan dersler zaten karşı üniversitenin verdiği not döküm belgesinde yer alıyorsa bu belgenin hazırlanmasına gerek yoktur. Başarılı veya başarısız alınan tüm derslerin ECTS kredileriyle birlikte transkriptte yazılı olması gerekmektedir.

3- Giden Öğrenci Nihai Rapor Formu

Hareketliliğini tamamlayıp belgelerini teslim eden öğrencilerimizin e-posta adreslerine gönderilen çevrimiçi raporu tamamlamaları gerekmektedir.

4- Dönüş Seyahat Belgeleri (Pasaport giriş çıkış mühürleri)

 5- Karşı tarafın imzaladığı/mühürlü Learning Agreement-2.sayfa

6- Akademik Tanınma Belgesi

Misafir olunan kurumdan alınan notların üniversitemizdeki not sistemine işlenmesi için gereken Akademik Tanınma Belgesi 3 nüsha olarak hazırlanıp bölüm koordinatörü tarafından imzalandıktan sonra uluslararası ofise teslim edilir.